Dans la course à la professionnalisation des achats, le TCO est un outil star. Le TCO (Total Cost of Ownership) est le coût total de possession qui inclut l'ensemble des coûts directs et indirects liés à un produit ou un service tout au long de son cycle de vie.
Le TCO est un outil économique qui sert à contrôler les dépenses et faciliter l'analyse des appels d'offres, car en calculant le TCO sur un produit/service, il est ainsi possible d'identifier le coût réel et donc l'offre la plus avantageuse. Cela permet d'éviter de se limiter uniquement au prix d'acquisition. Cela permet aussi d'avoir une vision globale sur les dépenses à venir, et c'est un outil indispensable dans la préparation des négociations mais aussi dans le cas d'une opération d'outsourcing ou d'internalisation.
Dans le calcul du TCO, doivent être distingués les coûts directs et les coûts indirects qui sont également appelés des coûts cachés, car il n'est pas toujours facile de les identifier. Alors quels sont les coûts indirects primordiaux au calcul du TCO ? Il s'agit de prendre en compte les coûts d'acquisition et du transport, de gestion des stocks et de maintenance, liés à la qualité du produit/service, et tout autre coût éventuel allant même jusqu'au coût de destruction.
Les coûts directs et indirects
Comme indiqué précédemment, il est important de distinguer deux types de coûts : directs et indirects.
Les coûts directs sont ceux engagés directement dans la fabrication d'un produit (ou la commercialisation d'un service), ils sont constitués principalement des éléments suivants : le prix d'achat de la matière première, les frais de transport et de mise en route, emballage, douane, le coût horaire de main-d'oeuvre (frais d'exploitation), le coût des outillages, le coût de la maintenance, d'entretien et de réparation, le coût de la gestion des stocks.
Les coûts directs sont généralement les plus faciles à identifier, d'ailleurs ils sont également appelés coûts visibles, car il est aisé de les chiffrer.
En revanche, les coûts indirects ou invisibles (cachés) sont plus difficiles à quantifier et à chiffrer, et hormis ceux précédemment cités, il faut aussi prendre en considération : le coût de contrôle et de non-qualité, la formation des administrateurs et des utilisateurs (formation à l'utilisation du matériel/système, à la maintenance, etc.), les dépenses de mise à niveau (coût des évolutions technologiques par exemple), le coût des services administratifs et d'assistance, les coûts d'arrêt de production, le coût d'amortissement, les coûts liés au RSE et au respect de l'environnement....
Des dépenses à ne pas négliger
Il est important de se pencher sur deux paramètres essentiels au calcul du TCO : le coût des formations et les coûts liés aux dépenses de fonctionnement et d'investissement. Le coût des formations : il s'agit de l'ensemble des dépenses de formation (initiale ou continue) à l'utilisation du matériel, ainsi qu'à la maintenance. Ces dépenses existent tout au long de la vie du matériel, et elles sont liées au calcul du TCO, car un manque de formation des opérateurs et personnels sur l'utilisation des nouveaux outils ou matériels nuirait au rendement et à la productivité.
Les coûts liés aux dépenses de fonctionnement et d'investissement : leur part couvre un pourcentage non négligeable dans le TCO, il s'agit ici de prendre en compte les salaires du personnel, les dépenses de fourniture, les coûts de gaz, d'eau et d'électricité, les coûts d'assurance...
Dans le calcul du coût total de possession, il est vraiment important de travailler sur l'identification des coûts, les analyser, les classifier et les quantifier. Chaque coût doit être pris en compte dans le calcul du TCO, qu'il soit direct ou indirect. Souvent, quand certains coûts indirects sont négligés, il s'avère qu'ils sont ceux qui impactent le plus le TCO.
Le calcul du TCO représente donc un véritable levier pour les acheteurs afin d'obtenir le juste coût. Et en tout cas, c'est l'outil des pros.
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